Instrucțiuni pentru furnizorii Avast

Avast plc., împreună cu filialele sale, inclusiv Avast Software s.r.o., AVG Technologies Limited, Piriform Limited, Piriform Software Limited („CCleaner”), Privax Limited („HideMyAss!”) și orice contractanți, reprezentanți și agenți care lucrează în numele nostru (numiți în continuare împreună „Avast”).

Aceste Instrucțiuni evidențiază standardele sociale, etice și de mediu, precum și așteptările privind lanțul nostru de aprovizionare. În conformitate cu reglementările globale, valorile noastre fundamentale, Politica Avast privind sclavia modernă, Codul de conduită și alte politici conexe, aceste Instrucțiuni cuprind principiile pe care le respectăm și susținem. În relația dvs. cu noi în calitate de partener, furnizor, contractant sau în alt mod, vă solicităm să respectați aceste valori și standarde, precum și legile, normele și reglementările din țările în care activați. Prin respectarea Instrucțiunilor, vă asumați responsabilitatea pentru orice subcontractant pe care îl angajați pentru a vă aduce la îndeplinire contractul încheiat cu noi, deoarece și acesta face parte din lanțul nostru de aprovizionare. Orice dovadă a unei încălcări a Instrucțiunilor pentru furnizori poate duce la încetarea raportului nostru contractual.

Instrucțiunile noastre se bazează pe standardele internaționale, pe modelarea și utilizarea unor documente emise de mai multe surse, inclusiv Principiile directoare ale Organizației Națiunilor Unite privind afacerile și drepturile omului (UNGP), Codul de bază al Inițiativei pentru Afaceri Etice (ETI), Codul de conduită al Alianței pentru Afaceri Responsabile (RBA), Gestionarea riscurilor asociate sclaviei moderne - Notă de bună practică pentru sectorul privat (GPN), Declarația universală a drepturilor omului (UDHR), Declarația Organizației Internaționale a Muncii privind principiile și drepturile fundamentale la locul de muncă (Declarația OIM), precum și Propunerea de orientări emisă de Ministerul de Interne al Australiei referitoare la Legea privind sclavia modernă din 2018, adresată entităților care raportează.

Cerințele noastre

Vă solicităm să respectați standardele internaționale de conduită din prezentele Instrucțiuni, politicile noastre și alte documente esențiale privind drepturile omului, inclusiv UNGP, UDHR și Declarația OIM.

Vă solicităm să luați măsuri rezonabile pentru a verifica și a vă monitoriza activitatea și lanțurile de aprovizionare, spre a asigura respectarea tuturor legilor și reglementărilor aplicabile în conformitate cu aceste Instrucțiuni.

I. Muncă

Promovăm drepturile omului aplicabile lucrătorilor și tratăm fiecare lucrător cu demnitate și respect, în conformitate cu standardele internaționale. Prin termenul „lucrător” ne referim la personalul permanent, temporar, contractual și la studenți.

Interzicerea discriminării

Nu discriminăm niciun lucrător pe baza criteriilor de rasă, culoare, vârstă, gen, religie, etnie, dizabilitate, orientare sexuală, afiliere politică, apartenență la sindicat, origine națională sau stare civilă în ceea ce privește practicile de angajare și de colaborare profesională, precum instruire, promovare, recompensare, alocare a sarcinilor, salarizare, beneficii, disciplină, concediere și pensionare. Este interzis să solicităm un test de sarcină sau să discriminăm angajatele însărcinate, cu excepția cazului în care acest lucru este impus de legile sau reglementările relevante. De asemenea, nu le solicităm angajaților sau potențialilor angajați să efectueze teste medicale sau controale fizice care pot fi folosite pentru a discrimina persoanele respective, cu excepția cazurilor în care legislația sau reglementările aplicabile impun acest lucru sau dacă este necesar pentru garantarea siguranței la locul de muncă.

Interzicerea muncii forțate

Nu forțăm și nu ne amenințăm angajații pentru a-și desfășura activitatea. Nu utilizăm nicio formă de muncă forțată sau obligatorie și nici nu exploatăm munca deținuților. Nu le solicităm lucrătorilor noștri să predea documentele de identificare emise de guvern, pașapoartele sau permisele de muncă, cu excepția cazului în care legea impune acest lucru. Lucrătorii noștri au libertate de mișcare, putând veni și pleca, precum și de a demisiona, respectând o perioadă de preaviz rezonabilă.

Interzicerea muncii copiilor

Nu angajăm copii. Vârsta minimă pentru angajare sau muncă va fi de 15 ani, vârsta minimă pentru angajare în țara relevantă sau vârsta pentru finalizarea educației obligatorii în țara respectivă, oricare dintre acestea este mai mare.

Munca prestată de studenți, stagiari și ucenici

Oferim asistență și instruire adecvate pentru studenți, stagiari și ucenici și ne asigurăm că sunt plătiți adecvat conform standardelor stabilite de legislația locală sau, dacă aceste standarde nu au fost stabilite, la un nivel cel puțin egal cu salariul de nivel începător oferit persoanelor care îndeplinesc sarcini egale sau similare.

II. Condiții de lucru

Ne prețuim angajații și considerăm că o forță de muncă sănătoasă și fericită este mai productivă. Studiile au arătat că programul de muncă îndelungat nu conduce neapărat la o productivitate mai mare ci, de fapt, efectul poate fi invers.

Programul de lucru

Numai dacă nu există o situație excepțională, programul de lucru nu trebuie să depășească 60 de ore, incluzând orele suplimentare. Angajații noștri trebuie să aibă cel puțin o zi liberă pe săptămână, iar programul de lucru nu trebuie să depășească programul maxim stabilit conform legilor și reglementărilor aplicabile din țara respectivă. Trebuie să oferim angajaților noștri timp liber, perioade de concediu și zile libere de sărbători, în conformitate cu legile și reglementările relevante.

Salarii și beneficii

Trebuie să ne remunerăm angajații cel puțin cu salariul minim și cu toate beneficiile obligatorii impuse de legile și reglementările relevante. Orele suplimentare vor fi remunerate la un tarif mai mare decât tariful orar obișnuit, în conformitate cu legile și reglementările relevante. Nu utilizăm deducerile din salarii ca măsură disciplinară. Ne plătim angajații cu promptitudine și în mod regulat, oferindu-le un fluturaș de salariu ușor de înțeles pentru ei.

Libertatea de asociere

Respectăm dreptul angajaților noștri de a se asocia liber, de a înființa și de a se alătura în mod liber unor organizații de angajați, precum și de a beneficia de reprezentare și a negocia colectiv, în conformitate cu legile și reglementările relevante.

Interzicerea tratamentelor brutale și a hărțuirii

Nu trebuie să ne hărțuim angajații și nici să îi amenințăm ori să ne comportăm cu ei într-un mod brutal sau inuman. Aceasta înseamnă că nu trebuie să existe hărțuire sau abuz sexual sau verbal, pedepse corporale sau constrângeri mentale sau fizice ale lucrătorilor.

III. Sănătatea și siguranța ocupațională

Ne angajăm să creăm un mediu de lucru sigur și sănătos pentru toți angajații. Menținem un loc de muncă sigur și sănătos, aplicând practici adecvate de gestionare a sănătății și a siguranței, integrate în toate aspectele operaționale.

Siguranța ocupațională și igiena industrială

Evaluăm potențialul lucrătorilor de a fi expuși pericolelor la adresa siguranței la locurile noastre de muncă, inclusiv expunerea la agenți chimici, biologici și fizici periculoși, aplicând controale adecvate, procese de lucru sigure, operațiuni de întreținere preventivă și măsuri de protecție pentru controlul riscurilor privind sănătatea și siguranța.

Indiferent de riscul privind siguranța, trebuie luate măsuri, care includ dotarea lucrătorilor cu echipamente personale de protecție adecvate. Lucrătorii trebuie să aibă posibilitatea de a refuza condițiile de lucru nesigure, fără teamă de represalii, iar conducerea trebuie să răspundă îngrijorărilor acestora, remediind situațiile care nu prezintă siguranță.

Pregătirea în caz de urgență

Ne ocupăm de sănătatea și siguranța angajaților noștri, asigurându-ne că anticipăm, identificăm și evaluăm situațiile potențiale de urgență pentru a reduce astfel de riscuri. Am implementat planuri de urgență și proceduri de intervenție adecvate, inclusiv proceduri de evacuare, materiale de prim ajutor utile, exerciții în caz de incendiu și semnalizarea căilor de ieșire adecvate.

Accidentarea și îmbolnăvirea profesională

Trebuie să dispunem de un sistem adecvat pentru gestionarea, urmărirea și raportarea accidentărilor și a îmbolnăvirilor profesionale, astfel încât să putem investiga cazurile și să implementăm măsuri de remediere pentru a rectifica sau a elimina cauzele, a asigura tratamentul medical adecvat și a implementa o politică de revenire la locul de muncă pentru cei care au fost afectați.

Munca fizică solicitantă sau repetitivă

Trebuie să identificăm, să evaluăm și să gestionăm expunerea lucrătorilor la sarcini solicitante fizic și mental, care includ ridicarea de greutăți, statul prelungit în picioare sau activități cu grad înalt de repetitivitate.

Unități de producție

Le oferim lucrătorilor noștri spații curate de toaletă, acces la apă potabilă sigură și, acolo unde există cantină, o preparare și o păstrare a alimentelor în condiții sanitare. În cazul în care angajații locuiesc în spații furnizate de companie, aceste locuri trebuie să fie curate și sigure, să dispună de un spațiu suficient, cu alarme și ieșiri adecvate în caz de incendiu, precum și cu o încălzire și o ventilație suficiente.

Comunicare

Trebuie să le oferim angajaților noștri informații relevante privind sănătatea și siguranța la locul de muncă pentru toate pericolele ocupaționale la care sunt expuși, precum și instruirea adecvată pentru gestionarea riscurilor.

IV. Conduita și etica în afaceri

Susținem cele mai înalte standarde etice în tranzacțiile comerciale, pentru a ne îndeplini responsabilitățile sociale.

Integritatea în afaceri

Nu tolerăm corupția, mita, șantajul și delapidarea. Ne asigurăm că respectăm toate legile aplicabile și convențiile internaționale privind aceste aspecte, inclusiv convențiile Organizației Națiunilor Unite (ONU) și ale Organizației pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE).

Interzicerea conflictelor de interese

Nu trebuie să existe conflicte de interese în deciziile noastre de afaceri, prin urmare le solicităm partenerilor și potențialilor parteneri să nu trimită invitații și cadouri pentru a obține orice formă de influență. Orice cadouri sau invitații trimise angajaților noștri trebuie să aibă o valoare financiară redusă și să fie conforme cu obiceiurile sau actele de curtoazie locale obișnuite.

Tranzacții transparente

Tranzacțiile noastre comerciale trebuie să fie transparente și să fie reflectate în registrele și evidențele companiei. În conformitate cu legile și cu cele mai bune practici aplicabile, divulgăm toate informațiile necesare. Este inacceptabilă falsificarea înregistrărilor sau denaturarea condițiilor sau a practicilor.

Proprietate intelectuală

Respectăm drepturile de proprietate intelectuală şi ne asigurăm că transferul tehnologiei și al cunoștințelor este realizat într-o manieră care protejează drepturile de proprietate intelectuală, precum și informațiile despre clienți și furnizori.

Confidențialitate

Ne angajăm să protejăm informațiile cu caracter personal ale persoanelor cu care colaborăm și să respectăm legile privind confidențialitatea și securitatea informațiilor și, de asemenea, cerințele de reglementare în baza cărora informațiile cu caracter personal sunt colectate, stocate, prelucrate, transmise și partajate.

Tranzacții corecte

Respectăm standardele privind tranzacțiile comerciale, publicitatea și concurența loiale.

V. Mediul înconjurător

Ne angajăm ca în ceea ce întreprindem să luăm în considerare mediul și să creăm locuri de muncă sustenabile.

Management responsabil

Ne propunem să reducem impactul dăunător asupra mediului prin proiectarea și procesele noastre și prin reciclarea deșeurilor. Căutăm metode eficiente din punct de vedere al costurilor pentru a atinge eficiența energetică și a reduce emisiile de gaze cu efect de seră. Lanțul nostru de aprovizionare trebuie să respecte toate legile și reglementările aplicabile care interzic sau restricționează substanțele specifice, emisiile și poluarea.

Identificarea riscurilor

Trebuie să identificăm și să gestionăm substanțele care prezintă un risc pentru mediu. Ne supunem legilor relevante cu privire la orice substanțe periculoase sau toxice utilizate la locul de muncă și instruim în mod adecvat angajații care sunt expuși la acestea.

Autorizații și înregistrări

Obținem toate autorizațiile și înregistrările de mediu necesare. Le solicităm entităților din lanțul nostru de aprovizionare să dezvolte un sistem de management al mediului care să respecte ISO 14001 sau un standard similar.

VI. Minerale de conflict

Nu sprijinim și nu finanțăm în mod direct sau indirect grupări armate care perpetuează abuzul grav asupra drepturilor omului în Republica Democrată Congo sau o țară învecinată.

Aprovizionarea responsabilă cu minerale

Ca parte a responsabilităților noastre globale, le solicităm furnizorilor noștri să respecte toate reglementările aplicabile privind mineralele de conflict și să se aprovizioneze în mod responsabil. Dacă produsul furnizat conține unul sau mai multe dintre „mineralele de conflict” (staniu, tantal, tungsten și aur sau minereurile aferente acestora), partenerul sau furnizorul va asigura, la cerere, transparența în lanțul de aprovizionare până la topitor. Prin urmare, trebuie să păstrăm un set complet de înregistrări pentru a urmări traseul de aprovizionare al tuturor bunurilor și serviciilor către noi.

VII. Sisteme de management

Ne angajăm să implementăm sisteme de management care ne ajută să identificăm și să reducem riscurile operaționale, să respectăm legile și reglementările relevante referitoare la operațiuni și produse și să păstrăm conformitatea cu aceste Instrucțiuni.

Responsabilitatea conducerii

Identificăm directorii executivi și reprezentanții responsabili pentru implementarea sistemelor de management al conformității. Conducerea executivă analizează regulat sistemele de management.

Cerințele legale

Identificăm, ne supunem și înțelegem în mod regulat legile și reglementările aplicabile, inclusiv cerințele din prezentele Instrucțiuni, pentru a determina riscurile operaționale și a asigura conformitatea.

Verificare prealabilă în privința sclaviei moderne

Trebuie să luăm măsurile necesare pentru a verifica dacă lanțul nostru de aprovizionare și cadrele de conducere, angajații sau alte persoane din cadrul ori asociate acestuia nu au fost condamnate cu privire la o infracțiune care implică sclavia și traficul de persoane.

Prin efectuarea unor investigații rezonabile, trebuie să ne asigurăm că orice partener, furnizor, contractant sau alte persoane similare, în măsura cunoștințelor lor, nu fac obiectul unei investigații, anchete sau proceduri de executare derulată de o autoritate guvernamentală, administrativă sau de reglementare cu privire la orice infracțiune efectivă sau suspectată de sau legată de sclavie și traficul de persoane.

Trebuie să instituim proceduri de verificare prealabilă pentru a monitoriza furnizorii, subcontractanții și alți participanți, în scopul de a asigura absența sclaviei sau a traficului de persoane.

Raportarea sclaviei moderne

Partenerul nostru trebuie să ne înștiințeze imediat ce ia cunoștință de orice act efectiv sau suspectat de sclavie sau trafic de persoane produs în lanțul său de aprovizionare și care are o legătură cu noi.

La cerere, partenerul nostru din lanțul de aprovizionare va întocmi și va transmite către noi în termen de maximum cinci luni de la încheierea fiecărui an, mai exact până la data de 31 mai, o declarație anuală privind sclavia și traficul de persoane, care prevede pașii pe care i-a întreprins pentru a se asigura că sclavia și traficul de persoane nu se produc în lanțul său de aprovizionare și în nicio parte a activității sale.

Sesizarea neregulilor și interzicerea represaliilor

Am implementat un mecanism de raportare a reclamațiilor, cum ar fi o Linie telefonică de asistență și ne asigurăm că angajații și subcontractanții noștri își cunosc drepturile privind raportarea.

Am instituit o Politică privind avertizorii de nereguli, care include o clauză privind interzicerea represaliilor, în scopul de a proteja persoanele care recurg la această acțiune și, de asemenea, pentru a înregistra și a soluționa reclamațiile care fac referire la riscuri ocupaționale la adresa sănătății sau a siguranței ori la situații de sclavie modernă și trafic de persoane.

În cazul în care în lanțul nostru de aprovizionare nu se poate institui în mod rezonabil un mecanism de raportare, angajații și subcontractanții din lanțul de aprovizionare trebuie să fie informați că Linia noastră telefonică pentru sesizarea neregulilor este disponibilă 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână și poate fi apelată la nivel global folosind numărul local (care trebuie comunicat tuturor angajaților și subcontractanților) sau prin e-mail la adresa whistleblower@avast.com sau online prin intermediul Liniei de etică și raportare Avast (numai în engleză).

Audit și monitorizare

Putem audita lanțul nostru de aprovizionare ca parte a procesului nostru de verificare prealabilă. Aceasta poate include vizite anunțate sau neanunțate la fața locului la sediile companiei realizate de angajații sau reprezentanții noștri, inclusiv, dar fără limitare la, auditori externi, în scopul de a monitoriza și a verifica respectarea prezentelor Instrucțiuni.

Putem solicita accesul la informații relevante pentru monitorizarea sclaviei moderne, a traficului de persoane și a altor riscuri, inclusiv, dar fără limitare la: contracte de angajare, contracte încheiate cu agenții de recrutare, ștate de plată, timpul lucrat și confirmarea plății.

Investigarea

În cazul în care suspectăm în mod rezonabil că se produc sau este posibil să se producă situații de sclavie modernă, trafic de persoane sau alte încălcări în cadrul activității noastre sau al lanțului nostru de aprovizionare, ne rezervăm dreptul de a investiga astfel de situații, iar partenerul nostru din lanțul de aprovizionare garantează să asigure cooperarea deplină cu scopul finalizării investigațiilor. Dacă este necesar, este posibil să colaborăm cu partenerul nostru din lanțul de aprovizionare pentru a implementa planuri de măsuri corective în colaborare cu conducerea executivă, pentru a aborda și a rezolva orice probleme identificate.

Instruire

Asigurăm instruirea angajaților relevanți pentru ca aceștia să înțeleagă principiile legilor privind sclavia modernă, legile sociale, etice și de mediu, să identifice semnalele de alarmă și să prevină incidentele de sclavie modernă, trafic de persoane și alte probleme. Solicităm lanțului nostru de aprovizionare să păstreze evidența tuturor programelor de instruire oferite și finalizate de angajații lor și să pună la dispoziție la cerere o copie a înregistrărilor.

Măsuri de remediere

Ne angajăm să colaborăm cu lanțul nostru de aprovizionare pentru a implementa planuri de măsuri corective în vederea remedierii incidentelor sau riscurilor de sclavie modernă, trafic de persoane și alte probleme, dacă este posibil. Orice încălcare gravă sau continuă a legilor, a prevederilor și a reglementărilor aplicabile aflate în vigoare poate determina încetarea raportului contractual și/sau raportarea la autoritățile relevante.